上海外国语大学会议费管理办法(修订)

索取号:G0060104015-2016-0072发布时间:2016-08-31浏览次数:105设置






上外办〔201640号                                签发人:曹德明



关于修订《上海外国语大学会议费

管理办法》的通知


各单位:

为进一步加强会议费管理,统一和规范各类会议费报销标准和程序,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)要求,按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,结合国家有关规定和学校实际情况,特修订《上海外国语大学会议费管理办法》。经2016830日校长办公会议讨论通过,现予发布,请遵照执行。

特此通知。


附件:《上海外国语大学会议费管理办法》



校长办公室           

2016830日        

附件


上海外国语大学会议费管理办法

第一章  总则

第一条 为进一步加强会议费管理,统一和规范各类会议费报销标准和程序,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)要求,按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,结合国家有关规定和学校实际情况,制定本办法。

第二条  本办法适用于学校举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

会议举办者根据会议内容和性质实事求是地选择相应的会议类型,报所在部门及经费承担部门审批确定。

学校举办的国际会议费按《上海外国语大学国际会议费管理办法》的有关规定执行。

校内会议按照《上海外国语大学各类接待费和其他餐费报销补充规定》的有关规定执行。

第三条 各部门召开会议应根据《上海外国语大学会议管理暂行办法》的有关规定,对不同的会议进行归口分类审批。

第四条  各部门召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量,规范会议费管理。

会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

第二章  预算管理

第五条 各部门应当严格会议费预算管理,控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体会议开支项目,执行中不得随意突破。会议费应纳入预算。

第六条各部门的会议费应事先纳入年度预算,并根据“谁组织,谁承担”的原则实行分类管理。

1. 学校层面及各部处组织的会议,会议费预算纳入学校年度预算统一安排,并归口各部处统一使用与管理。

2. 校内各部门(部处除外)组织的会议,会议费预算在各部门的行政管理、教学、科研、学科建设等经费中,由各部门自行统筹安排,并根据学校会议归口管理部门批准的会议计划使用与管理。

3. 各类专项科研项目或课题层面组织会议,会议费预算在立项部门批准的项目或课题预算中安排,并由课题负责人负责根据学校会议归口管理部门批准的会议计划使用与管理。

第七条 各部门使用多种资金渠道举办的有校外人员参加的国内教学、科研、学科建设等各类会议,按照成本补偿的原则,可以适当向校外与会代表收取会议费,收取的标准不能超过综合定额标准。所收取的费用必须全额上缴财务处,按规定缴纳各类税费,并根据“收支两条线”的原则,纳入会议费预算进行管理与使用。

第八条  各部门组织召开国内会议时,会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%

第三章  开支范围与标准

第九条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站、会议统一组织的与会议有关的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十条  会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准是会议费开支的上限,各部门应在综合定额标准以内按实结算报销。

会议费综合定额标准如下(单位:元/人天);

会议类别

住宿费

伙食费   (含茶歇)

其他费用

合 计

国内业务会议

500

150

100

750

国内管理会议

340

130

80

550

(一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

(二)各类会议应在定额控制标准内执行,超支部分不予报销。

(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

日程安排在1天以内的国内业务和管理会议,伙食费定额标准不超过50//餐(含茶歇);不安排用餐的会议茶歇费标准不超过每人20元。

(四)会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

第十一条 下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

(二)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费等。

第十二条 各类教学、科研、学科等项目验收评审会或咨询会,可以按高级专业技术职称人员500-800/人天(税后)、其他专业技术一般人员300-500/人天(税后)的标准,向与会专家支付评审费或咨询费。

会议举办方负责人和会议工作人员不得领取评审费或咨询费。

第十三条 除国家和上海市另有文件规定之外,各部门可以按下列标准,向在会议上做主题报告或主题演讲的专家发放演讲费或讲课(座)费(税后):

1. 副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1,000元;

2. 正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2,000元;

3.院士、全国知名专家每半天一般不超过3,000元。

第十四条 各类校内会议均安排在校内召开,不安排与会代表住宿,不得列支住宿费。

第十五条 国内会议一般在校内召开。确因工作需要在校外举办会议,应当在四星级以下(含四星)饭店召开,并报主管校领导审批。

第四章  报销管理

第十六条 会议主办部门凭会议审批文件及会议预算,可以在会议开始前预借会议住宿定金,以及部分需要用现金支付的会议经费。

第十七条  各部门在会议结束后应当及时办理报销手续。财务部门要严格按规定审核会议费开支,对未列入年度会议计划,以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

第十八条  会议费报销时应当提供会议决算表(见附件)、会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、会议服务单位提供的发票、费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

第十九条  会议经费的报销应由承担会议费的部门负责人或项目负责人和经管人在会议决算表和报销单上审批签字

第二十条 报销结算会议费时,单张发票金额超过2000元以上(校外餐费除外),必须通过财务处以银行转账方式支付,

得用现金支付。除票据金额限制外,不得开具连号发票。

第二十一条  发放校外专家咨询、评审、讲课费等,需提供其身份证复印件、所属单位信息。每次800元(含)以下,可现金支付;800元以上必须通过财务酬金系统发放,同时需提供有姓名和账号信息的上海本地有银联标记的工行借记卡复印件。校内专家咨询、评审、讲课费的发放一律通过学校酬金系统发放。

第五章  监督问责

第二十二条 各部门举办会议时应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒。

会议举办期间不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动。不得以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十三条  各部门不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用。不得借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁以各种形式套取会议费设立“小金库”。

第二十四条各二级单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十五条违反本办法,有下列行为之一的,依法依规追究相关单位和人员的责任:

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议费无关费用的;

(五)其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的,由财务部门会同有关部门责令改正,涉及违规资金的,予以追回,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移交司法机关处理。

第六章  附则

第二十六条本办法相关开支标准根据国家或学校规定,定期进行调整。

第二十七条上海外国语大学附属外国语学校,上海外国语大学教育发展基金会、学校全资或控股企业(含其下属单位)参照本办法,结合本单位实际制定实施细则。

第二十八条本办法由财务处负责解释。

第二十九条  本办法经2016830日校长办公会议审议通过。自201691日起执行。在此之前发布的相关管理规定与本办法不一致的,按照本办法执行。


附件:上海外国语大学国内会议预/决算表

上海外国语大学国内会议费预/决算表

会议名称:

会议类别:  业务会议                  管理会议

会议举行日期:

会议正式代表人数:人     会议工作人员数:

经费项目代码:经费项目名称:

项目

预算数

支出数

核准数

备注






一、会议综合定额





(一)住宿费










(二)伙食费





1.茶歇





2.餐费










(三)其他费用





1.会议场地租金





2.交通费





3.文件印刷费





4.办公文具





5.其他










二、其他会议费用





1.特邀代表旅费





2.专家咨询、讲课等劳务费





3.志愿者劳务费





4.其他










三、会务费收入





 1.本表专用于报销国内会议费。

 2.本表的“预算数”,按有关会议费标准和参加人数填列。本表的“支出数”由会议举办部门按需要报销的支出数填列。“核准数”由财务处审核后按实填列。三项金额数均以人民币“元”为货币计量单位。

会议承办部门或项目负责人

经费承担部门或项目负责人:经办人:



 
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