因公出国（境）OA申请指南 我校教职员工出国（境）审批管理办法见《上海外国语大学教职工因公出国（境）审批管理办法及操作细则》（修订）。 鉴于审批、办理因公护照（港澳台出入证件）及签证（签注）所需时间，出国（境）人员最好自正式出境之日起倒推至少3个月备齐因公出国（境）申请材料通过OA系统报至人事处。 一、校内OA申请流程：对外交流—出国（境）申请（教职员工） 1. 拟申请出国（境）人员按要求准备好相关材料，通过OA系统提交所在单位OA审核人员（所在单位不设OA审核人员的，默认发起人本人为审核人），由OA审核人员提交本单位行政负责人审批。行政负责人本人出访，报党总支书记审批。不同部门多人参团，应报每个参团成员所在部门负责人逐一审批。校领导出访一般由对外合作交流处或具体组团单位发起校内OA申请。 2. 部门负责人审批结束后，由OA审核人员提交经费管理部门审批，如：使用科研项目经费的，报科研处负责人审批。 3. 经费审批完成后，由OA审核人员报人事处初审（提交“人事处”），由人事处相关人员提交组织部、财务处、人事处负责人审批。 4. 人事处审批完成后，直接提交校办秘书，由校办秘书呈主管校领导审批。 5. 每个团组设1名团长，1人出访，本人为团长。每个团组设1名联络人与出国派遣科对接后续工作。无特别指定，默认团长为联络人。校内审批结束后，人事处出国派遣科与团长或团组联络人对接，办理相关审批和因公普通护照（港澳出入证件）、签证/签注手续。 6. 教师带队率学生团组出访的，教师和学生分别从“出国（境）申请（教职员工）”和“出国（境）申请（学生）”提交申请流程。 7. 出访人员回国（境）后7天内提交因公普通护照（港澳台出入证件），并在OA流程中上传归国（境）报告（回国境2周内上传），注明已提交相关证件。再将OA表单传回人事处归档。 二、 教职工出国（境）申请需准备的材料 相关材料通过OA出国（境）申请流程，以附件的方式提交： 1.请示正文 请示正文请按照正规的报告格式撰写，含标题、抬头、主体内容（时间、国别/地区、事项、事由）、经费安排、落款及日期等要素。相关注意事项如下： ①标题：部门名称+团长姓名+人数+国别/地区+事项，（同表单中的标题），如：英语学院关于×××等3人赴美国参加会议的请示。 ②抬头：人事处并呈曹校长。 ③主体内容包括：出访时间、出访人员、出访任务及背景、访问单位、经费安排等。 ④出访时间应从出境日算起至抵达入境日。 ⑤出国（境）相关经费包括往返旅费、城际交通费（行程中无城际转换的不应安排城际交通费）、住宿费、餐费、公杂费及会务费等，注明每个项目的预算数额（相关国别/地区的住宿费、餐费、公杂费标准请提前向人事处出国派遣科咨询），并提供该团组本次出访总预算金额（人民币）。经费安排应注明来源，明确拟支出经费项目的具体名称。如各项费用来源不同，则需分列，一一说明。例如：“当地住宿费由邀请方提供，往返旅费（×元）、城际交通费（×元）、餐费（×元）和公杂费（×元）共约人民币×元申请从×××项目经费支出”。经费安排应与邀请函中表述一致。 ⑥处级干部（含按处级干部管理的人员）应在报告中说明本年度第几次申请，超过两次应提前向组织部提交书面报告。外事部门负责人、教学科研院所负责人严格根据工作需要安排，不受次数限制。处级干部（含按处级干部管理的人员）作为教学科研人员出国（境）参加学术交流活动不受次数限制。 2.邀请信和邀请信翻译件 邀请信一般为PDF或JPG格式，应注意以下要素： ①内容包括：邀请对象（姓名、职务、出生日期、因公普通护照号码，暂无因公普通护照的，提供身份证号码）、访问时间、出访目的和任务、经费安排。 ②邀请函应使用邀请方单位抬头纸，应包含邀请方联系电话和地址、邀请单位名称、邀请人职务、邀请人签名（或邀请单位盖章）。 ③某些国家签证关于邀请信有特别要求，请提前登录上海市人民政府外事办公室官方网站了解情况(http://shfao.eastday.com/wsb/node466/node499/node500/node572/index.html)，或直接向人事处出国派遣科咨询。 ④严格遵守外事对等原则；如：校级领导率团出访，应由对等的邀请方校级领导或单位负责人签署邀请函。 ⑤出访多个单位的，需提交每个单位的邀请函，一个国家至少提供一份原件。 2.信息表 * ①涉及个人信息部分应如实填写，以便申办因公普通护照（港澳台出入证件）。 ②邀请单位、邀请单位地址、邀请人等信息应与邀请函一致。 ③“邀请方简介”和“邀请方与我校关系”为对外申报的重要内容，请详细填写。教学科研人员出国（境）参加学术交流活动，“邀请方与我校关系”栏可以简略填写申请出国（境）人员和所参与学术活动或学术团体的关系，如“×××教授作为×××协会常务理事，受邀参加本次国际学术会议”。 ④请务必按要求填写航班和航线（指××城市到××城市）信息，对外申报时需要。如：上海—纽约 CA7215； 纽约—上海 CA7216。 3.行程表* 短期交流和访问团组，应按实际行程（包括离抵日期），分上下午写明具体的出访地、会晤对象及活动内容，涉及领导会谈的应写明会谈主题。 参加会议的团组可根据会议日程简要填写，如： 2016年1月1日 上海—纽约； 2016年1月2—3日 参加会议； 2016年1月4日 离开纽约 2016年1月5日 抵达上海。 培训类申请可参照会议类申请填写日程。 4.信息公开登记表 * 按照上海市人民政府外事办公室的要求，对所有因公出访团组进行公示，公示期限原则上不少于5个工作日。 ①信息公开登记表中的“日程安排”区别于“行程表”，可简要填写，逐日列出出访日程，必须包含出发离境日和抵达入境日。 ②“往返航线”请列明所有转机、经停城市，如：赴布拉格经莫斯科转机，请填写：上海—莫斯科—布拉格—莫斯科—上海。 5.邀请函联系情况说明表 * 请先用文字概述联系过程，再附相关的往来邮件。 6.上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表* 出国（境）人员应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当在购买机票前填写该表，可与以上其他材料一并作为OA附件提交，或单独发送至出国派遣科邮箱（价格原因不可作为选择外航的理由）。 7.情况说明 出访1个国家超过5天，2个国家超过8天需提交情况说明，具体陈述出访任务、目的、项目背景等，说明出访的必要性，并在最后附日程安排（从出访离境日至抵达入境日按天填写）。 8.公派出国留学项目申请推荐表* 个人联系或通过校际合作协议出国（境）研修（须30天以上），需提交请示正文、邀请函及翻译件、信息表、信息公开登记表，及《公派出国留学申请推荐表》，后者需为扫描件。 三、政审 赴国外和港澳人员应按要求填写“因公出国（境）人员审查表”，赴台湾人员填写“赴台人员审查表”，表格由人事处出国派遣科提供。正处级以上干部及有三年内有效政审的人员免政审，由人事处出国派遣科填写“因公出国（境）人员备案表”。赴台人员须每次填写“赴台人员审查表”。 四、出国（境）费用预支与结算 获教育部、上海市外办或台办批件后，请出访人员至行政楼409赵秋艳老师处办理相关费用预支手续或咨询。出访任务结束后，请于两周内到赵秋艳老师处办理相关费用结算手续（咨询电话：35373361），填妥并带好以下材料： 1. 因公普通护照（港澳台出入证件），交至人事处出国派遣科。 2. 归国（境）报告*纸质版，由团长签名，交至人事处出国派遣科；电子版通过OA流程上传。 3. 如乘坐非国内航空公司航班或改变中转地，须提交《上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》（申报时提交出国派遣科，报销时向出国派遣科领取）。 4. 《上海外国语大学因公临时出国费用报销单》*。 5. 财务处规定的相关票据，须由团长和经办人签名。 五、注意事项 1. 凡带“*”号表格，均可在教职工出国（境）OA申请下方下载，也可在校园网人事处下载中心下载。 2. 附件材料如有修改更新，请重新提交更新后的版本，并保留历史版本。 3. 双跨团组的附件请提交“信息表”、“行程表”和“信息公开登记表”、组团单位提供的“任务征询函”、“任务通知书”和“任务批件”，以及邀请信和邀请信翻译件等，具体情况请向人事处出国派遣科咨询。 4. 赴台团组除以上要求的附件材料外，还应提供： ①在台行程表（含邀请方签字、盖章）； ②赴台人员总名单； ③邀请方机构（如：大学）简介； ④参加学术会议的，需提供发言提要（参会人员亲笔签名）； ⑤参加学术会议的需提供会议简介，参加文化活动的提供活动介绍； ⑥对方承诺书。 5. 所有出国（境）公务活动，包括访问、交流、参加学术研讨会、研修等，不论经费如何安排，是否需要报销，均须按本指南中要求的程序提出申请，由人事处报教育部、上海市人民政府外事办公室或上海市台湾事务办办公室审批，获得批件后办理因公出国（境）相关手续。
咨询电话：35372183、35372893 出国派遣科邮箱：cgpq@shisu.edu.cn 联系人：陈宇峰（1774@shisu.edu.cn） 邵佳 (1934@shisu.edu.cn) 黄杨英（02194@shisu.edu.cn） |