第一章 总则
第一条 为推进我校研究生教育的国际化进程，进一步提高研究生培养质量，学校设立“研究生国际学术会议参会资助项目”，资助研究生积极参与国内外高水平国际学术交流活动，拓展国际学术视野，提高科学研究水平，扩大学校在国际学术界的影响。为规范资助项目的管理，特制定本实施办法。
第二条 研究生国际学术会议参会资助项目在学校国际化教育领导小组指导下，由研究生院具体统筹，各学院（系、部、所）根据本办法基本要求制订实施细则并具体组织开展项目申报、审批立项、经费资助和实施总结等各项工作。
第二章 资助对象与要求
第三条 申请者须满足以下基本条件：
（一）申请者须为我校正式注册且在基准学制年限内的全日制在读研究生（含定向就业研究生）。
（二）申请者须身心健康，政治素质过硬，无违纪违法行为，科研能力较强，外语水平较高，具有用外语自由会话、宣读论文、进行学术交流的能力。
（三）申请者所参加的国际学术会议应为各学院（系、部、所）认定的本学科专业领域高水平的学术会议，原则上是国际权威学术团体直接组织召开、出版正式会议论文集并由国际知名索引机构检索、水平较高、组织成熟、定期召开的序列国际学术会议；
（四）申请者须以第一作者或导师第一作者本人第二作者身份向会议主办方提交参会论文，以上海外国语大学为第一署名单位，有会议的正式邀请函，论文被会议接收，并有作“口头报告”或“论文张贴”的有效证明；
（五）申请者在学期间每学年至多只能申请1次本项目资助，一位导师若推荐多名研究生参加同一会议，原则上最多资助2人；
（六）申请者所参加的国际学术会议主题应与本人所学专业领域紧密相关；
（七）申请者参加国际学术会议的时间一般在2周以内，且会期应在完成学位论文答辩之前；
（八）申请者积极申报国家公派研究生出国留学项目或获得导师（课题组）配套资助的可酌情优先考虑；
（九）申请者同期内获得学校海外交流基金其他项目资助的不得再行申请本项目资助。
第三章 资助标准与范围
第四条 学校根据生均资助标准及各学院（系、部、所）每年的选派计划核拨参会资助专项经费至各学院（系、部、所）。每年具体资助人数根据当年学校预算确定，并综合考虑各学院（系、部、所）在学研究生人数、参会能力及前一年度资助经费使用绩效。研究生因故未能成行但已拨付的经费将在下一期拨款时予以扣除。
第五条 学校鼓励各学院（系、部、所）充分发挥本项目资助的引导作用，积极多方筹措资金，包括导师配套经费支持，资助更多研究生参加高水平国际学术会议。
第六条 根据会议地点不同，予以不同的资助上限标准：
（一）会议地点在大陆境内的，每人最高资助额不超过2000元人民币；
（二）会议地点在港澳台地区的，每人最高资助额不超过5000元人民币；
（三）会议地点在亚洲国家和地区（不含大陆境内、港澳台地区）的，每人最高资助额不超过8000元人民币；
（四）会议地点在亚洲以外国家和地区的，每人最高资助额不超过10000元人民币。
该标准为资助上限，资助金额将不超过研究生在外参加会议总的费用。
第七条 资助范围具体可包括：
（一）差旅费，参照当时铁路系统最经济的票次核算（大陆境内）或经济舱机票标准（大陆境外）；
（二）住宿费，参照会务方安排的学生住宿费标准；
（三）会议注册费；
（四）签证相关费用。
第八条 资助额度主要考虑以下因素：
（一）会议等级、影响力；
（二）论文宣读、录用、获奖情况；
（三）体现论文价值的其它情况，如论文作为特邀报告或主题报告宣读；
（四）会后的总结报告及交流分享情况。
资助范围及额度将根据上述情况分等级资助。若会议主办方已提供往返交通费等方面资助，则已获资助的资费项目学校不再予以重复资助。
资助经费不予预支，采取会后经费报销的方式进行。
第四章 申报与审批程序
第九条 各学院（系、部、所）依据本办法及本单位实际情况，制订项目资助实施细则。
（一）实施细则应附本学科专业的《重要国际学术会议目录》，按照国际学术会议的水平高低和影响程度，将国际学术会议划分为不同等级，并据此为参加不同水平类别会议的研究生提供不同额度的资助。细则可在符合学校基本要求基础上对申请者提出更多更高要求。
（二）实施细则中的自定资助标准如超出学校规定的上限标准，凡超出部分一律由本单位自筹资金或导师配套资助，不得使用本项目资助经费。
（三）凡本项目申请者，必须达到学校规定的基本参会要求。不符合学校基本要求的参会者，各学院（系、部、所）可根据本单位实际情况予以资助，但所用资助经费一律由本单位自筹资金或导师配套资助，不得使用本项目资助经费。
（四）实施细则经由本学科专业点学位评定分委员会审议通过后，报研究生院备案，及时公开发布予本单位所有研究生知晓，具体组织开展项目申报、审批立项、异议受理、经费报销和实施总结等工作。
第十条 研究生根据所属院系要求提交申请，并需满足以下基本要求：
（一）申请者须在国际学术会议召开2周前向所属学院（系、部、所）提交如下材料（包括电子版和纸质版）：
1.《上海外国语大学研究生国际学术会议参会资助申请表》；
2.会议简介（包括会议背景材料、征文通知等）；
3.会议主办方出具的正式邀请函（原件交由审核，复印件留存）；
4.论文的会议录用证明（原件交由审核，复印件留存，如会议召开前不能提供，会议结束后务必补交）；
5.会议日程安排或含日程安排的会议手册（如会议召开前不能提供，会议结束后务必补交）。
6.外语水平证明（原件交由审核，复印件留存）。
（二）申请者须在会议结束后2周内（遇寒暑假及法定假日顺延）及时向所属学院（系、部、所）提交以下后续材料（包括电子版和纸质版）：
1.会议日程安排（含本人发言或报告的日程页，会议前已提交但日程有变动请补交最新日程安排，原件交由审核，复印件留存）；
2.护照首页及标有出入境日期页面（针对境外参会人员，原件供审核，复印件留存）；
3.参会总结（不得少于3000字，纸质版由本人和导师签字）；
4.论文全文（电子版为WORD文档，纸质版由导师审核签字）。
5.参会获取的学术信息资料（包括会议论文集等）；
6.参会情景照片3-5张（高清）；
7.往返交通费、注册费、签证费等参会期间有关费用的使用凭证原件（背面须有导师及本人的签字，机票应附登机牌）；
8.申请者须由导师或本人组织做一次公开学术报告，在本学科专业点或更大范围内介绍参会情况及研究进展，出具学术报告会情况说明，附报告会照片；
9.申请者须在研究生管理系统中填报国际交流经历相关信息并提交审核。
第十一条 申请者提出申请，经导师同意，由所属学院（系、部、所）组织评审，确定立项资助名单，公示无异议后，及时通知申请者办理其他相关手续。审批、报销的具体流程环节由各学院（系、部、所）发布的资助实施细则确定。
第五章 绩效评估
第十二条 各学院（系、部、所）每年应至少组织1次研究生国际学术交流报告会，听取本单位师生的意见和建议，总结项目实施、经费运行情况，并于每年年底将全年资助情况总结报送研究生院审核备案。
第十三条 研究生院组织对各学院（系、部、所）的项目推进、经费使用、计划完成情况开展绩效评估，据此确定下一年度资助经费额度，并作为评奖评优的重要参考依据，同时组织开展各单位之间的工作交流。
第六章 附则
第十四条 本办法自2018年9月10日起施行。原《上海外国语大学研究生国际学术会议参会资助暂行实施办法》（上外办〔2012〕50号）同时废止。以往有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
第十五条 本办法由学校授权研究生院进行解释。
